Datenschutz - Informationen nach Artikel 13 DS-GVO: Visitenkarten und Kontaktinformationen

1. Einleitung

Wir haben auf einer Veranstaltung Visitenkarten getauscht, wir haben telefoniert und Sie haben mir per Mail Ihre Kontaktdaten mitgeteilt. Nun verarbeite ich Ihre Kontaktdaten. Und als „verantwortliche Stelle“ informiere ich Sie nach Artikel 13 der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Datenverarbeitung.

Diese Information muss zwar nicht erfolgen, wenn Sie bereits über diese Informationen verfügen. Aber es gibt in Deutschland zwar einen allgemeinen Tenor zur Verarbeitung von Kontaktdaten. Aber ich finde, gerade als Datenschutzbeauftragter schadet es nicht, Sie auch formal korrekt aufzuklären.

2. Verantwortlicher

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist:

ima Gesellschaft für Informationsmanagement mbH
vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Dr. Martin H. Ludwig
Bergmannstraße 32
44809 Bochum
E-Mail: datenschutz@imagmbh.de
Tel: 0234 / 51 69 90 – 0

3. Datenschutzbeauftragter

Unser Unternehmen muss nach den gesetzlichen Bestimmungen keinen Datenschutzbeauftragten bestellen. Verantwortlich für den Datenschutz bei uns ist der Geschäftsführer Herr Dr. Martin H. Ludwig.

4. Welche Daten verarbeite ich, wenn Sie mir Ihre Kontaktdaten mitteilen

Wir verarbeiten die Daten, die auf der Visitenkarte stehen bzw. die Sie uns in der Mail als Kontaktdaten mitgeteilt haben. Zusätzlich notieren wir uns, zu welchem Anlass wir uns getroffen oder kommuniziert haben, normalerweise notieren wir uns auch das Datum unseres Treffens bzw. unseres Telefonats bzw. Besuchs und evtl. kurz das Résümé unseres Gespräches.

Wir verarbeiten diese Daten, um uns besser an Sie zu erinnern und um in Zukunft mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können, wenn wir z. B. Ihre Dienstleistung benötigen oder Ihre Ansicht wissen möchte oder wir uns aus anderen Gründen mit Ihnen austauschen möchte. Dies ist immer auf den Inhalt unseres Kontaktes bezogen. Das bedeutet, wir werden Ihnen keine Werbung zusenden oder Sie per Mail oder telefonisch belästigen. Die Verarbeitung erfolgt, weil wir – und faktisch ja auch Sie – ein berechtigtes Interesse daran haben (Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO).

Vielleicht haben wir in unserem Gespräch auch vereinbart, dass wir Sie konkret zu einem Thema nach unserem Gespräch kontaktieren, Ihnen Unterlagen zukommen lassen, Sie anrufen. Durch diese Vereinbarung haben Sie in die Datenverarbeitung zu diesem Zweck eingewilligt (Artikel 6 (1) lit. a DS-GVO).

Wenn wir dann ggf. in konkrete Vertragsgespräche einsteigen, ggf. einen Vertrag schließen, dann werden Ihre Kontaktarten zu diesem Zweck weiter verarbeitet. Die Rechtsgrundlage ist dann (Artikel 6 (1) lit. b DS-GVO).

Wir löschen Ihre Kontaktarten, wenn der jeweilige Zweck entfallen ist und es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt, die eine Löschung verbieten. Wenn wir z. B. einen Vertrag geschlossen haben, finden sich Teile Ihrer Kontaktdaten unter Umständen auf den Rechnungen an Sie. Diese müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Wir gehe n turnusmäßig alle gespeicherten Kontakte durch und überprüfen, ob die Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung noch besteht.

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Es gibt hier jedoch einige Ausnahmen:

  • Sie haben uns gebeten, die Daten weiterzugeben (Artikel 6 (1) lit. a DS-GVO, ggf. auch (Artikel 6 (1) lit. b DS-GVO)), z. B. haben Sie uns gebeten, einen Kontakt mit einem Dritten herzustellen,

  • Sie haben uns um etwas gebeten, für das es erforderlich ist, die Daten weiterzugeben (Artikel 6 (1) lit. a DS-GVO, ggf. auch Artikel 6 (1) lit. b DS-GVO),

  • es ist aus berechtigtem Interesse notwendig, die Daten weiterzugeben. In diesem Fall wägen wir konkret ab, ob Sie ggf. etwas dagegen haben könnten. Falls Sie nach üblichem Ermessen nichts dagegen haben werden, würfen wir Daten dann weitergeben (Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO). Sie bieten z. B. eine Dienstleistung an und ein anderer Geschäftskontakt von uns hat an Ihrer Dienstleistung einen Bedarf. Dann haben wir ein berechtigtes Interesse, unserem anderen Geschäftskontakt einen Gefallen zu tun und Sie freut es nach üblicher Abwägung auch.

  • Und es gibt die Ausnahme, dass wir gesetzlich die Daten übermitteln müssen. (Artikel 6 (1) lit. c DS-GVO). Ein konkretes Beispiel fällt uns hier aber nicht ein.

Generell findet diese gesamte Verarbeitung im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung und des Datenschutzrechts der Bundesrepublik Deutschland statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt und ist nicht geplant. Wir nutzen z. B. zur Kontaktspeicherung keine Cloud-Lösung eines außerdeutschen Anbieters.

Eine automatische Entscheidungsfindungen wie Profiling findet logischerweise nicht statt.

5. Was ist, wenn Sie uns Daten nicht mitteilen?

Ohne Ihre Kontaktdaten können wir Sie nicht kontaktieren. Wenn Sie uns einzelne Kontaktarten nicht mitteilen, können wir Sie auf genau diese Arten nicht kontaktieren.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das umfassende Recht auf Auskünfte von uns darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen durch ims oder einen anderen zu welchen Zwecken verarbeitet bzw. offengelegt werden.

Sie haben jederzeit das Recht darauf, dass wir unrichtige Daten berichtigen und unrechtmäßig verarbeitete Daten unverzüglich löschen. Weiterhin können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn einerseits die Fortsetzung der Verarbeitung nicht mehr rechtmäßig aber andererseits eine sofortige Löschung noch nicht geboten erscheinen (z. B. wenn die Richtigkeit bestritten wird, dies aber erst noch geprüft werden muss).

Sollte die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruhen, können Sie diese jederzeit – natürlich nur für die Zukunft – widerrufen.

Bei einer Verarbeitung, die auf Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Artikel 21 DS-GVO). In diesem Fall verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Nehmen Sie hierzu mit uns Kontakt auf und benennen Sie uns die angesprochenen Gründe. Wir werden diese dann gegen meine Gründe für eine Verarbeitung abwägen und Ihre Daten ggf. nicht mehr verarbeiten.

Sie haben außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Beschwerde bei folgender Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

7. Änderungen

Gesetzliche, wirtschaftliche und technische Entwicklungen können eine Anpassung dieser Datenschutzhinweise erforderlich machen. Wir werden Ihnen die jeweils aktualisierte Version zeitnah auf unserer Website zur Verfügung stellen.